La Cartella Clinica è uno documento contenente le notizie riguardanti il soggetto ricoverato.
La Cartella Clinica è uno strumento in grado di documentare il decorso clinico di ogni degente, così come le decisioni assunte e gli interventi effettuati dal personale medico sanitario.
Il documento Cartella Clinica si riferisce esclusivamente alle cure sanitarie erogate in regime di ricovero, che può essere ordinario, in Day Hospital (DH), o in Day Surgery (DS).
La Cartella Clinica è un atto pubblico in quanto è compilata da un pubblico ufficiale nell'esercizio delle proprie funzioni; i dati che in essa figurano hanno rilevanza giuridica.
La copia conforme di Cartella Clinica può essere richiesta al momento della dimissione, rivolgendosi al Coordinatore del reparto di degenza, oppure successivamente nelle modalità di seguito illustrate.
Si specifica che la documentazione radiologica e di medicina nucleare è esclusa dal contenuto della Cartella Clinica. Qualora non sia stata consegnata all'interessato al momento dell'esecuzione dell'esame, la documentazione radiologica può essere richiesta esclusivamente presso la Segreteria di Radiologia delle rispettive sedi.

La copia conforme all’originale è un atto o un documento emesso da una pubblica amministrazione o da un pubblico ufficiale, che ne riproduce un altro, e la cui fedele corrispondenza all’originale è attestata dalla dichiarazione formale di un pubblico ufficiale per legge autorizzato a tali funzioni.
Ai sensi dell'art. 18, c. 2, del D.P.R. n. 445 del 28/12/2000: «L’autenticazione delle copie può essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l’originale… Essa consiste nell’attestazione di conformità con l’originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato…».
In A.O.U.I. Verona l'autenticazione della copia spetta al Dirigente Medico della Direzione Medica di Sede.

Chi può richiedere copia della documentazione?

• L'intestatario della documentazione, se maggiorenne o minore emancipato, previa verifica dell'identità personale
• Chi esercita la potestà genitoriale, in caso di minore, compilando certificazione sostitutiva di atto notorio (da presentare in allegato al modulo di richiesta) che ne attesti lo status (stato di famiglia) ed esibendo documento di riconoscimento
• Il tutore e l’amministratore di sostegno, esibendo la documentazione che ne comprovi la tutela ed i documenti di riconoscimento del tutore e del tutelato
• La persona fornita di delega scritta e firmata dal diretto interessato (maggiorenne) con entrambi i documenti di riconoscimento
• Gli enti previdenziali (INAIL) con richiesta motivata
• Gli eredi (legittimi, legittimari, o testamentari) in caso di morte del soggetto interessato, compilando il certificato sostitutivo di atto notorio (da presentare in allegato al modulo di richiesta) che attesti lo status di erede ed esibendo documento di riconoscimento
• Altre Aziende Sanitarie pubbliche o private, in qualità di “titolari” o “responsabili”, ai sensi rispettivamente degli artt. 1 e 8 della Legge 675/1996, con lo scopo di utilizzo a fini diagnostico-terapeutici
• Il medico curante appartenente ad unità operativa dell'Azienda Ospedaliera che si qualifichi quale soggetto “incaricato”, ai sensi dell'art. 19 della Legge 675/1996, con lo scopo di utilizzo a fini diagnostico-terapeutici
• Il medico curante di Medicina Generale dell'intestatario della documentazione che si qualifichi come tale e quale soggetto “titolare”,  ai sensi dell'art. 1 della Legge 675/1996, con lo scopo di utilizzo a fini diagnostico-terapeutici
• L’autorità giudiziaria, previo verbale di acquisizione
• Il legale dell'avente diritto alla documentazione, che dichiari per iscritto di agire per nome e per conto dello stesso
• Il Consulente Tecnico d'Ufficio, o il Perito d'Ufficio, previa esibizione dell'atto di nomina

Nel caso l'intestatario sia impossibilitato temporaneamente a firmare, sarà necessario esibire un certificato medico che ne attesti l’eventuale incapacità.
Richieste che esulano da quanto sopra riportato saranno valutate dalla Direzione Medico Ospedaliera, che si avvarrà, se del caso, della consulenza della servizio legale della AOUI Verona.
La richiesta rimane allegata al fascicolo della Cartella Clinica in originale.
Le notizie di carattere sanitario contenute nella documentazione rilasciata sono sempre soggette al vincolo del segreto d'ufficio e professionale e tutelate dalle norme di legge in materia di riservatezza dei Soggetti interessati, ai sensi del D.Lgs 196/2003.
 

Modalità di richiesta
La modalità più semplice consiste nella compilazione del modulo dedicato, recante tutte le informazioni necessarie. Tale modulo è scaricabile nella sezione modulistica di seguito riportata o può essere compilato di persona presso l'Ufficio Cartelle Cliniche delle sede di Borgo Trento.
In alternativa può essere formulata in carta libera recante le seguenti informazioni:

• dati anagrafici completi dell'intestatario
• unità di degenza e periodo di ricovero
• recapito telefonico
• indicazione per il ritiro presso le casse di Borgo Trento o Borgo Roma, o con spedizione a domicilio
• indirizzo completo e aggiornato
• indicazione di eventuale delegato al ritiro della copia
• firma autografa dell'interessato

La richiesta può essere presentata recandosi presso l'Ufficio Cartelle Cliniche delle di sede dell'Ospedale di Borgo Trento (presso la palazzina di ingresso), nei giorni di martedì e giovedì dalle ore 9.00 alle 12.00 e il mercoledì pomeriggio dalle 14.00 alle 15.30.
In alternativa, la richiesta può essere inoltrata attraverso le sottoelencate modalità, allegando fotocopia di un documento di riconoscimento del richiedente:

• a mezzo posta, indirizzando a:
  Spett.le Ufficio Cartelle Cliniche Borgo Trento, Piazzale Stefani, 37126, Verona
  Spett.le Ufficio Cartelle Cliniche Borgo Roma, Piazzale L. Scuro, 37134, Verona
   
• via fax:
  Borgo Trento: num. 045 8122133
  Borgo  Roma: num. 045 8124185
   
• via e-mail:
  Borgo Trento: archivio.cartellecliniche.bt@aovr.veneto.it
  Borgo  Roma: archivio.cartellecliniche.br@aovr.veneto.it

Non sono da considerarsi come modalità valide le richieste formulate per via telefonica, o in forma orale; la richiesta si deve formulare sempre in forma scritta.

Modalità di ritiro
Il ritiro della copia della Cartella Clinica può essere effettuato di persona dal richiedente presso la cassa di sede previa esibizione di un documento di riconoscimento; è possibile delegare il ritiro ad un'altra persona, la quale dovrà esibire copia del documento di riconoscimento del richiedente, accompagnata da una dichiarazione scritta a firma del richiedente.
Al momento della richiesta vi è la possibilità di richiedere l'invio della copia conforme a mezzo posta, la quale verrà spedita con pagamento al contrassegno.
In entrambe le modalità, la copia conforme verrà consegnata in busta chiusa.

La copia conforme all'originale della Cartella Clinica viene rilasciata di norma entro 30 giorni dalla richiesta.
Nel caso in cui, al momento della richiesta, la cartella non risultasse archiviata presso l'Ufficio Cartelle Cliniche, ma si trovi presso locali esterni all'Azienda, il termine di cui al comma precedente è differito di ulteriori 30 giorni.

Si informa che il regolamento Aziendale vigente è in fase di revisione. Il contenuto integrale del regolamento sarà pubblicato, non appena ultimato, ai fini della consultazione da parte del pubblico.